Beschwerdemanagement

Vorwort

Unser Ziel ist es, Produkte und Serviceleistungen anzubieten, die Ihre Bedürfnisse und die von Ihnen erwarteten Standards erfüllen. Ihre Zufriedenheit mit unseren Leistungen ist daher unser höchster Anspruch. Falls Sie dennoch eine Beschwerde an uns richten möchten, folgt unser Dialog mit Ihnen einfachen Schritten, damit Sie zeitnah und transparent von uns Antwort erhalten.

Mit den vorliegenden Grundsätzen geben wir Ihnen einen Überblick zu dem Prozess der Bearbeitung Ihrer Beschwerden.

So können Sie uns erreichen

Unsere Vertriebsmitarbeiter sind als direkter Ansprechpartner der GECAM AG in allen Fragen, Bedenken oder Beschwerden für Sie zuständig.

Alternativ können Sie sich sowohl elektronisch als auch schriftlich oder mündlich an die GECAM AG wenden.

Elektronisch übermittelte Beschwerden können an die Email-Adresse gecam@gecam.de verschickt werden.

Bei schriftlichen Beschwerden wenden Sie sich bitte an

GECAM AG

Goldschmidtstraße 5

69115 Heidelberg

Telefonisch können Sie Ihre Beschwerde unter der Telefonnummer 0049 (6221) 435 75 70 einreichen.

Von Ihnen benötigte Unterlagen zur Beschwerdebearbeitung

Damit wir Ihre Beschwerde prüfen und möglichst zeitnah und transparent beantworten können, bitten wir um die folgenden Informationen:

• Zeitpunkt, an dem das Anliegen aufgetreten ist,
• Konto, Produkt und Serviceleistung, auf die sich ihre Beschwerde bezieht.
• Beschreibung des Anliegens, und wie Sie als Kunde davon betroffen sind.

Liegen Ihnen nicht alle Informationen vor, erläutern Sie bitte die Sachlage so genau wie möglich.

So werden Ihre Beschwerden bearbeitet

Sie erhalten von uns grundsätzlich eine Bestätigung des Eingangs Ihrer Beschwerde innerhalb von höchstens 8 Arbeitstagen. Können wir die Beschwerde zeitnah fallabschließend bearbeiten, so erhalten Sie bereits an Stelle der Eingangsbestätigung eine Antwort. Können wir Ihre Beschwerde nicht direkt lösen, teilen wir Ihnen einen Ansprechpartner und die voraussichtliche Bearbeitungsdauer mit.

Sie erhalten unser Antwortschreiben mit den Einzelheiten und dem Ergebnis unserer Untersuchung. Gegebenenfalls werde wir Ihnen ausführlich erläutern, welche Korrekturmaßnahmen wir Ihnen vorschlagen. Das Ergebnis besprechen wir auch gerne persönlich mit Ihnen.

Wenn wir keine Einigung erzielen

Mitunter kommt es leider vor, dass wir keine zufriedenstellende Lösung für Sie finden. Sie haben immer die Möglichkeit, sich mit Ihrer Beschwerde an eine andere Stelle zu wenden.

Die GECAM AG ist Mitglied im Verband unabhängiger Vermögensverwalter Deutschland e.V. (VuV). Nach dessen Satzung verpflichten wir uns, am Streitbeilegungsverfahren der VuV-Ombudsstelle teilzunehmen. Sofern aus Ihrer Sicht die Streitigkeiten nicht beigelegt werden konnte, können Sie sich als Verbraucher(in) an die zuständige Schlichtungsstelle wenden. Die Beschwerde ist immer schriftlich einzureichen an

VuV-Ombudsstelle

Stresemannallee 30

60596 Frankfurt am Main

Telefon: 0049 (6605) 5010 / Telefax: 0049 (6605) 5019

Email: contact@vuv-ombudstelle.de

Ferner haben Sie die Möglichkeit, eine Beschwerde bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleitungsaufsicht einzulegen, sofern Ihre Beschwerde einen behaupteten Verstoß gegen Vorschriften betrifft, deren Einhaltung die Bundesanstalt überwacht.

Sonstiges

• Die Bearbeitung von Beschwerden ist kostenfrei
• Die vorliegenden Grundsätze werden in regelmäßigen Abständen überprüft.

Hinweisgebersystem der GECAM AG
Stand: 05.08.2024

Die EU gibt Mindestvorgaben für den Schutz von Hinweisgebern (sog. Whistleblowern) vor. Sie soll Anreize schaffen, Rechtsverstöße zu melden und verpflichtet unter anderem Finanzdienstleister dazu, sichere Kanäle für die Meldung von Missständen einzurichten. Unter Wahrung der Vertraulichkeit ihrer Identität soll Mitarbeitern sowie ggfls. externen Meldepersonen ermöglicht werden,

▪ Verstöße gegen Strafvorschriften,
▪ Verstöße, die bußgeldbewehrt sind, soweit sie dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient,
▪ Verstöße gegen weitere geltende Gesetze oder Vorschriften,

zu melden.

1. Die GECAM AG hat folgende Hinweisgeberstelle benannt: Complianceabteilung

2. Die Bearbeitung von Hinweisen der Hinweisgeberstelle gliedert sich wie folgt:

▪ Entgegennahme der Meldungen
▪ Eingangsbestätigung der Meldung innerhalb von 7 Tagen (sofern der Absender bekannt ist und keine anonyme Meldung abgegeben hat)
▪ Prüfung der Meldung
▪ Ergreifung von Maßnahmen
▪ Information des Hinweisgebers über die ergriffenen Folgemaßnahmen (von drei Monaten)

3. Die Hinweisgeberstelle kann ordnungsgemäße Folgemaßnahmen anstoßen, hierzu gehören unter anderem:

▪ Einleitung interner Nachforschungen
▪ Maßnahmen zur Problembehebung
▪ Verweis auf andere Meldekanäle
▪ Weiterleitung an eine zuständige Behörde

4. Die Meldungen sowie deren Bearbeitung muss dokumentiert werden. Die Archivierung findet digital auf den eingesetzten Systemen der GECAM statt. Sofern Meldungen nicht schriftlich eingereicht werden, wird die GECAM diese nachträglich intern verschriftlichen, sodass der gesamte Prozess von der Meldung über die Nachverfolgung bis zu den ergriffenen Maßnahmen durchgehend nachvollzogen werden kann. Die eingereichten und erstellten Unterlagen werden sorgfältig und nur unter Zugriff des berechtigten Personenkreises aufbewahrt, der Zugriff durch Unbefugte ist systemisch untersagt.

Die Dokumentation wird zwei Jahre nach Abschluss des Verfahrens aufbewahrt, danach wird sie gemäß Löschprotokoll vernichtet.

5. Die Hinweise können mündlich, schriftlich oder persönlich abgegeben werden.

Schriftlich: Per Post an GECAM AG z.Hd. Complianceabteilung Ravensburger Straße 13, 88239 Wangen

Per Mail an gecam@gecam.de mit den Stichwort „Hinweis – Complianceabteilung“

Mündlich: Per Telefon unter 07522 9776 0

Persönlich: Treffen mit einem Mitglied der Complianceabteilung. Treffen können direkt per Telefon oder Mail vereinbart werden unter 07522 9776 0 oder unter gecam@gecam.de.

6. Weiter können Hinweise bei der externen Meldestelle der BaFin eingereicht werden:
E-Mail: hinweisgeberstelle@bafin.de

Post: Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht Hinweisgeberstelle Graurheindorfer Straße 108 53117 Bonn

Telefon: +49 (0)228 4108 2355